Punto 1: Automatización de procesos operativos y Sistema de apoyo a la toma de decisiones

Trabajo elaborado por:

 

ANDRÈS CAMILO PUENTES PARRA

NATALIA ISABEL GRISALES HURTADO

 

Primera Entrada: Se debe proponer de manera clara un ejemplo (puede ser real o imaginario) indicando claramente sus características estableciendo así que hacen parte de ese determinado Sistema de Información:

• -          Automatización de proceso operativos: Contabilidad de una empresa
• -          Sistema de apoyo a la toma de decisiones: Modelo de inversiones. 

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CONTABLES

PARA AGILIZAR LA DINÁMICA FINANCIERA DE TU EMPRESA

Una realidad común

Las nuevas tecnologías ofrecen a personas naturales y jurídicas enormes facilidades al digitalizar y automatizar operaciones, procesos y datos, vitales para su organización cotidiana y para agilizar sus proyectos, personales o financieros.

Sin embargo, en muchas ocasiones se presume la información y se improvisan los movimientos transaccionales, de modo que se cometen muchos errores de forma cíclica, y no se puede identificar a tiempo el eje de un problema financiero, una debacle económica o una quiera inesperada.

Una solución óptima

Como una solución a este problema recurrente, existe este tipo o modelo de “Sistema de información”, cuyo objetivo primordial, en el caso de las empresas, consiste en mejorar la productividad, las condiciones laborales del personal, las operaciones difíciles de controlar, la disponibilidad de los productos y la simplificación de la operación de cualquier sistema informático operativo. (Patricia Puca, 2012; 25).

El mercado ofrece múltiples opciones de sistemas informáticos: FÉNIX, EBP, VisualConta13.5, entre muchos otros, que facilitan el acceso de datos sobre facturación, compras, inventario, cuentas por cobrar y por pagar, reportes, etc. (P. Puca, 2012; 30).

Pero en la base de la elección de cualquier de ellos, existen unas bases teóricas que determinan, o mejor, sostienen la automatización del proceso contable para hacerlo óptimo (incluyendo las tendencias actuales de otros sistemas de información):

  Automatización de procesos operativos: contabilidad de una empresa.

El ejemplo para la aplicación de la Automatización de procesos operativos será la nómina de una empresa ficticia, REGIREPUESTOS S.A., dedicada a la venta de repuestos importados para automóviles, en ella se deben tener en cuenta elementos de información tales como:

-       Cuántas personas laboran el en área o empresa

-       Horas que labora cada empleado

-       Horas extras diurnas (%)

-       Horas extras nocturnas (%)

-       Pago seguridad social (%)

-       Pago riesgos profesionales (%)

-       Pago caja de compensación familiar (%)

-       Entre otros.

Las Entradas generadas en este ejemplo serían Entradas manuales: las entradas de información las realizan la asistente administrativa y auxiliar contable, ingresando esta información o datos descritos anteriormente a un sistema de información contable.

El Proceso en este ejemplo es el computador donde se cuenta con el software para ingresar los datos descritos inicialmente y que se genere la transformación.

Las Salidas, son el resultado a conocer, que en este caso puede ser manual o automático, manual si se desea imprimir de manera física y automático si se envía por correo u otro medio electrónico que lo realiza el mismo sistema.

Para las salidas podemos pedir varios resultados aplicados a este ejemplo:

-       Solicitar las horas extras diurnas de todos o algunos de los empleados ingresados.

-       Solicitar las horas extras nocturnas de todos o algunos empleados.

-       Solicitar el número de horas trabajadas por todos los empleados.

-       Solicitar cuánto es el monto total o parcial del pago de caja de compensación familiar.

-       Solicitar el porcentaje dado a cada empleado por concepto de pago de seguridad social.

-       Solicitar el consolidado diario, semanal, mensual, semestral, anual etc., del costo total de la nómina de los empleados en la empresa.

De esta forma, son muchos más los datos que luego de ser ingresados manualmente, procesados mediante el computador y un software de contabilidad, arrojan unos resultados finales que también pueden ser manuales o automatizados y que le permiten a la empresa finalmente tomar decisiones basados en información real.

Bajo esta estructura básica, podemos ahora identificar cuáles son los elementos que determinan el sistema de información por automatización de procesos operativos en la contabilidad de una empresa o automatización de procesos contables (P. Puca, 2012):

1. La sistematización: Las diferentes operaciones que realiza la empresa son los datos que ingresan (entradas) diariamente a un sistema computarizado, elegido por los empresarios, que va a caracterizar todos los datos desde su entrada hasta su salida o revisión.

2. La cuantificación: El sistema informático identifica las operaciones contables en términos monetarios para su cuantificación y cálculo automático.

3. El procesamiento: Realiza, propiamente, la captación, clasificación, registro, cálculo y síntesis de los datos monetarios ingresados.

4. La evaluación: Análisis e interpretación de los cálculos procesados, que arrojan informes y calificaciones detalladas para mejorar la toma de decisiones de la empresa en términos financieros y contables.

5. La información-retroalimentación: Como muestra de resultados obtenidos que se comunican a los responsables y gerentes para observar la marcha de la empresa, consecuencia de las operaciones realizadas.

Gráficamente, puede entenderse de esta manera:

Fuentes de este tema

Puca Salazar, Patricia Alejandra (2012). “La automatización de procesos contables y su incidencia en el manejo de la información de la distribuidora de repuestos automotrices Gradann de la ciudad de Riobamba, provincia de Chimbrazo”. Trabajo de grado en Docencia informática, Facultad de Ciencias Humanas y de la educación, Universidad Técnica de Ambato, Ecuador. [Versión electrónica] Recuperado el 30 de julio de 2015, de: http://repo.uta.edu.ec/bitstream/123456789/4716/1/ti_2012_30.pdf

SISTEMA DE APOYO AL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

EN INVERSIÓN PARA TU EMPRESA

El contexto y la realidad

La teoría que sostiene gran parte de estos sistemas de apoyo es el modelo propuesto por Kepner y Tregoe (en J. L. Nassar y A. Muñoz, 2006), que busca un análisis serio de las metas propuestas y de la viabilidad y lógica de las alternativas de mejoras posibles para una organización. De hecho, así lo hicieron I. Argotty, G. Hernández, D. Rodríguez y E. Romero en el municipio de San Juan de Pasto, entre 2012 y 2013, analizando el modelo de toma de decisiones en un número significativo de empresas de la ciudad.

La realidad: la gran mayoría de las PYMES de la ciudad posee, en pleno siglo XXI, un retraso severo en sus recursos tecnológicos y un modelo empírico para la toma de decisiones, basado en la experiencia y la intuición de los gerentes y administradores de negocio.

Un modelo coherente

Por eso, y en vista de la viabilidad y aplicabilidad del modelo de Kepner y Tregoe, traemos a colación sus características centrales sobre las que se sostiene cualquier toma de decisiones con fines de inversión, y que Ud. puede gerenciar para fortalecer la dinámica financiera y el desarrollo de la infraestructura de su negocio.

El proceso de toma de decisiones de Kepner y Tregoe se basa en los siguientes siete principios:

1. Fije objetivos claros. Con cifras y metas empresariales bien definidos.

2. Clasifique los objetivos en orden de importancia.

3. Desarrolle de las alternativas de decisión, por separado, para establecer su orden lógico.

4. Evalúe dichas alternativas frente a los objetivos definidos. Elija los más adecuados.

5. Elija la mejor alternativa, todavía como “decisión tentativa”.

6. Evalúe las consecuencias adversas.

7. Controle los efectos de la “decisión final” con una prevención de consecuencias y una vigilancia adecuada.

Soporte el proceso en el modelo que Kepner y Tregoe proponen para la toma de decisiones, teniendo en cuenta si su empresa cumple fines comerciales o fines sociales-humanos (su diferencia radica en la definición de alternativas y cálculos cuantitativos o cualitativos, respectivamente):

1. Rentabilidad de las alternativas.

2. Riesgo de las alternativas.

3. Know How, para documentar, capacitar y actualizar su empresa o negocio.

4. Mejoras de calidad que requiera su organización.

5. Diversificación de las alternativas.

6. Innovación requerida para sus procesos en materia humana y tecnológica.

7. Tendencias de inversión y poder de los proveedores.

Fuentes de tema: Toma de decisiones.

Argotty, I., Hernández, G., Rodríguez, D. & Romero, E. (2013). Sistema de soporte para a toma de decisiones empresariales utilizando árboles de decisión. Revista UNIMAR, Universidad Mariana, San Juan de Pasto, Nariño, Colombia, No. 31 (2), pp. 43-53, ISSN 0120-4327, ISSN Electrónico 2216-0116. [Versión electrónica] Recuperado el 30 de julio de 2015, de: http://www.umariana.edu.co/ojs-editorial/index.php/unimar/article/view/336/287

Nassar Montenegro, Joe Luis y Muñoz Santiago, Alberto (2006) Sistema de apoyo al proceso de toma de decisiones de inversión en tecnología según el modelo de Kepner y Tregoe. Revista Pensamiento y Gestión, Universidad del Norte, Barranquilla, Colombia, No. 21, pp. 49-62, ISSN 1657-6276. [Versión electrónica] Recuperado el 30 de julio de 2015, de: http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=64602103