Trabajo elaborado por:
ANDRÈS CAMILO PUENTES PARRA
NATALIA ISABEL GRISALES HURTADO
Primera Entrada: Se debe proponer de manera clara un ejemplo (puede ser real o imaginario) indicando claramente sus características estableciendo así que hacen parte de ese determinado Sistema de Información:
- - Automatización de proceso operativos: Contabilidad de una empresa
- - Sistema de apoyo a la toma de decisiones: Modelo de inversiones.
AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS CONTABLES
PARA AGILIZAR LA DINÁMICA
FINANCIERA DE TU EMPRESA
Una realidad común
Las nuevas tecnologías ofrecen a personas naturales y jurídicas enormes
facilidades al digitalizar y automatizar operaciones, procesos y datos, vitales
para su organización cotidiana y para agilizar sus proyectos, personales o
financieros.
Sin embargo, en muchas ocasiones se presume
la información y se improvisan los
movimientos transaccionales, de modo que se cometen muchos errores de forma
cíclica, y no se puede identificar a tiempo el eje de un problema financiero,
una debacle económica o una quiera inesperada.
Una solución óptima
Como una solución a este problema recurrente, existe este tipo o modelo
de “Sistema de información”, cuyo objetivo primordial, en el caso de las
empresas, consiste en mejorar la productividad,
las condiciones laborales del personal, las operaciones difíciles de controlar,
la disponibilidad de los productos y la simplificación de la operación de
cualquier sistema informático operativo. (Patricia Puca, 2012; 25).
El mercado ofrece múltiples opciones de sistemas informáticos: FÉNIX,
EBP, VisualConta13.5, entre muchos otros, que facilitan el acceso de datos
sobre facturación, compras, inventario, cuentas por cobrar y por pagar,
reportes, etc. (P. Puca, 2012; 30).
Pero en la base de la elección de cualquier de ellos, existen unas bases
teóricas que determinan, o mejor, sostienen la automatización del proceso
contable para hacerlo óptimo (incluyendo las tendencias actuales de otros
sistemas de información):
Automatización de procesos operativos: contabilidad de una empresa.
El ejemplo para la
aplicación de la Automatización de procesos operativos será la nómina de una empresa ficticia,
REGIREPUESTOS S.A., dedicada a la venta de repuestos importados para
automóviles, en ella se deben tener en cuenta elementos de información tales
como:
-
Cuántas
personas laboran el en área o empresa
-
Horas que
labora cada empleado
-
Horas
extras diurnas (%)
-
Horas
extras nocturnas (%)
-
Pago
seguridad social (%)
-
Pago
riesgos profesionales (%)
-
Pago caja
de compensación familiar (%)
-
Entre
otros.
Las Entradas generadas en este
ejemplo serían Entradas manuales:
las entradas de información
las realizan la asistente administrativa y auxiliar contable, ingresando esta
información o datos descritos anteriormente a un sistema de información contable.
El Proceso en este ejemplo es el computador donde se cuenta con
el software para ingresar los datos descritos
inicialmente y que se genere la transformación.
Las Salidas, son el resultado a conocer, que en este
caso puede ser manual o automático,
manual si se desea imprimir de manera física y automático si se envía por
correo u otro medio electrónico que lo realiza el mismo sistema.
Para las salidas podemos pedir varios
resultados aplicados a este ejemplo:
-
Solicitar
las horas extras diurnas de todos o algunos de los empleados ingresados.
-
Solicitar
las horas extras nocturnas de todos o algunos empleados.
-
Solicitar
el número de horas trabajadas por todos los empleados.
-
Solicitar
cuánto es el monto total o parcial del pago de caja de compensación familiar.
-
Solicitar
el porcentaje dado a cada empleado por concepto de pago de seguridad social.
-
Solicitar
el consolidado diario, semanal, mensual, semestral, anual etc., del costo total
de la nómina de los empleados en la empresa.
De esta forma, son
muchos más los datos que luego de ser ingresados manualmente, procesados
mediante el computador y un software de contabilidad, arrojan unos resultados
finales que también pueden ser manuales o automatizados y que le permiten a la
empresa finalmente tomar decisiones basados en información real.
Bajo esta estructura básica, podemos ahora identificar cuáles son los
elementos que determinan el sistema de
información por automatización de procesos operativos en la contabilidad de una
empresa o automatización de procesos
contables (P. Puca, 2012):
1. La sistematización: Las
diferentes operaciones que realiza la empresa son los datos que ingresan (entradas) diariamente a un sistema
computarizado, elegido por los empresarios, que va a caracterizar todos los
datos desde su entrada hasta su salida o revisión.
2. La cuantificación: El sistema informático identifica las
operaciones contables en términos monetarios para su cuantificación y cálculo
automático.
3. El procesamiento: Realiza,
propiamente, la captación, clasificación, registro, cálculo y síntesis de los
datos monetarios ingresados.
4. La evaluación: Análisis e
interpretación de los cálculos procesados, que arrojan informes y
calificaciones detalladas para mejorar la toma de decisiones de la empresa en
términos financieros y contables.
5. La información-retroalimentación:
Como muestra de resultados obtenidos que se comunican a los responsables y
gerentes para observar la marcha de la empresa, consecuencia de las operaciones
realizadas.
Gráficamente, puede entenderse de esta manera:
Fuentes de este tema
Puca Salazar, Patricia Alejandra (2012). “La automatización de procesos
contables y su incidencia en el manejo de la información de la distribuidora de
repuestos automotrices Gradann de la ciudad de Riobamba, provincia de
Chimbrazo”. Trabajo de grado en Docencia
informática, Facultad de Ciencias Humanas y de la educación, Universidad
Técnica de Ambato, Ecuador. [Versión electrónica] Recuperado el 30 de julio
de 2015, de: http://repo.uta.edu.ec/bitstream/123456789/4716/1/ti_2012_30.pdf
SISTEMA DE APOYO AL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
EN INVERSIÓN PARA TU EMPRESA
El contexto y la realidad
La teoría que sostiene gran parte de estos sistemas de apoyo es el
modelo propuesto por Kepner y Tregoe (en J. L. Nassar y A. Muñoz, 2006), que
busca un análisis serio de las metas propuestas y de la viabilidad y lógica de
las alternativas de mejoras posibles para una organización. De hecho, así lo
hicieron I. Argotty, G. Hernández, D. Rodríguez y E. Romero en el municipio de
San Juan de Pasto, entre 2012 y 2013, analizando el modelo de toma de
decisiones en un número significativo de empresas de la ciudad.
La realidad: la gran mayoría de las PYMES de la ciudad posee, en pleno
siglo XXI, un retraso severo en sus recursos tecnológicos y un modelo empírico
para la toma de decisiones, basado en la experiencia y la intuición de los
gerentes y administradores de negocio.
Un modelo coherente
Por eso, y en vista de la viabilidad y aplicabilidad del modelo de
Kepner y Tregoe, traemos a colación sus características centrales sobre las que
se sostiene cualquier toma de decisiones con fines de inversión, y que Ud.
puede gerenciar para fortalecer la dinámica financiera y el desarrollo de la
infraestructura de su negocio.
El proceso de toma de decisiones de Kepner y Tregoe se basa en los siguientes
siete principios:
1. Fije objetivos claros. Con
cifras y metas empresariales bien definidos.
2. Clasifique los objetivos en orden
de importancia.
3. Desarrolle de las alternativas
de decisión, por separado, para establecer su orden lógico.
4. Evalúe dichas alternativas
frente a los objetivos definidos.
Elija los más adecuados.
5. Elija la mejor alternativa, todavía como “decisión tentativa”.
6. Evalúe las consecuencias
adversas.
7. Controle los efectos de la “decisión
final” con una prevención de consecuencias y una vigilancia adecuada.
Soporte el proceso en el modelo que Kepner y Tregoe proponen para la
toma de decisiones, teniendo en cuenta si su empresa cumple fines comerciales o fines sociales-humanos (su diferencia radica
en la definición de alternativas y cálculos cuantitativos o cualitativos,
respectivamente):
1. Rentabilidad de las alternativas.
2. Riesgo de las alternativas.
3. Know How, para documentar, capacitar y actualizar su empresa o
negocio.
4. Mejoras de calidad que requiera su organización.
5. Diversificación de las alternativas.
6. Innovación requerida para sus procesos en materia humana y
tecnológica.
7. Tendencias de inversión y poder de los proveedores.
Fuentes de tema: Toma de decisiones.
Argotty, I., Hernández, G., Rodríguez, D. & Romero, E. (2013).
Sistema de soporte para a toma de decisiones empresariales utilizando árboles
de decisión. Revista UNIMAR, Universidad
Mariana, San Juan de Pasto, Nariño, Colombia, No. 31 (2), pp. 43-53, ISSN
0120-4327, ISSN Electrónico 2216-0116. [Versión electrónica] Recuperado el
30 de julio de 2015, de: http://www.umariana.edu.co/ojs-editorial/index.php/unimar/article/view/336/287
Nassar Montenegro, Joe Luis y
Muñoz Santiago, Alberto (2006) Sistema de apoyo al proceso de toma de
decisiones de inversión en tecnología según el modelo de Kepner y Tregoe. Revista
Pensamiento y Gestión, Universidad del Norte, Barranquilla, Colombia, No. 21,
pp. 49-62, ISSN 1657-6276. [Versión electrónica] Recuperado el 30 de julio de
2015, de: http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=64602103
